¿Se puede acceder al correo electrónico de un trabajador despedido?

El manejo de los datos de los usuarios es un tema complicado, por el cual muchas empresas importantes en el mundo han sido sancionadas con ingentes cantidades de dinero. Por ello, es normal que los empresarios tengan muchas dudas al momento de acceder a la información de un trabajador despedido. Y es que, si este tenía un correo electrónico con la empresa que ha dejado abandonado, lo más probable es que en algún momento la empresa necesite ciertos archivos que se han enviado o recibido en esa dirección de correo electrónico. Sin embargo, pese a ser una cuenta laboral, el correo electrónico del exempleado no deja de ser personal y, por ende, sería una violación a la privacidad ingresar de forma indiscriminada a su email, ¿o no? Pues bien, eso es lo que trataremos de aclararte en las próximas líneas.

Siendo sinceros, el tema del acceso al correo electrónico de un empleado despedido es algo bastante controversial en el que ni siquiera en los distintos tribunales (la Sala de lo Social y la Sala de lo Penal del Tribunal Supremo) se han puesto de acuerdo. De hecho, podríamos decir que sus diferentes posturas se contradicen. Y es que, por parte del Tribunal de lo Social, se dice que cuando el correo electrónico se ha creado para fines puramente laborales y no personales, la empresa está en todo su derecho de hacer posesión del correo electrónico y acceder a él sin ningún problema que implica la violación de los derechos de una persona, por lo que no se requiera un consentimiento. En pocas palabras, el derecho de la confidencialidad del exempleado no queda vulnerado, pues desde un principio dicha confidencialidad personal no existe con un correo electrónico empresarial.

En cambio, la Sala de lo Penal establece que solo aquellos correos electrónicos leídos son a los que pueda acceder la empresa. Es decir, aquellos correos electrónicos sin leer solo pueden ser abiertos por el empleado despedido. Esto es en cumplimiento del art. 18.3 de la Constitución Española, en el cual se pretende garantizar la privacidad de las comunicaciones del trabajador. Eso sí, cabe destacar que la Sala de lo Penal concuerda con la Sala de lo Social en el sentido que los correos electrónicos abiertos pueden monitorizarse y revisarse sin ningún tipo de problema, siempre y cuando la empresa desde un principio haya hecho saber al empleado que dicha cuenta de correo electrónico está prohibida para el uso personal o privado.

Así pues, para no tener ninguna duda, lo importante es que el empresario deje bien en claro los propósitos del correo electrónico que el empleado usará en la empresa. Si es un correo personal, entonces la empresa no podrá acceder a él luego de un despida. Pero si la empresa indica que el correo es solo para fines empresariales y anula la expectativa de confidencialidad, entonces el empresario podrá acceder libremente al correo sin correr el riesgo de una demanda posterior.

De todas formas, si el correo electrónico ya no va a ser usado luego de que se ha extraído de él la información requerida, la ley, o mejor dicho la Normativa de protección de datos, establece que este debe ser eliminado ya que no es más útil para el fin por el que se creó. Según el Reglamento desarrollo de la LOPD en su art. 5 b, esto implica lo siguiente:

el bloqueo de los datos, consistente en la identificación y reserva de los mismos con el fin de impedir su tratamiento excepto para su puesta a disposición de las Administraciones públicas, Jueces y Tribunales, para la atención de las posibles responsabilidades nacidas del tratamiento y sólo durante el plazo de prescripción de dichas responsabilidades. Transcurrido ese plazo deberá procederse a la supresión de los datos.

A las empresas se les recomienda que, en estos casos, programen un mensaje automático en el correo electrónico del empleado despedido que indique a los remitentes que la cuenta ha sido dada de baja por la compañía y que deben escribir al correo electrónico del nuevo empleado que le sustituye. Asimismo, se puede implementar un mecanismo informático para que los correos que recibe la cuenta del exempleado se reenvíen automáticamente a la cuenta del nuevo empleado que lo sustituye. Por otra parte, es importante no olvidar que los correos recibidos, pero no abiertos únicamente pueden ser leídos por el tribunal o los jueces, de acuerdo a lo que establece la normativa de protección de datos.