Como proceder ante una inspección de Hacienda

Sin importar cuán acuciosos seamos con la contabilidad y administración de nuestra empresa, cuando se recibe una comunicación de la Agencia Tributaria informando que seremos objeto de una inspección de Hacienda, es inevitable que se disparen las alertas. Este procedimiento puede causar muchos dolores de cabeza y preocupación, pues nos sentimos vulnerables y surgen mil preguntas que no sabemos responder. Por eso hemos preparado este artículo, donde abordamos los aspectos principales que debes tener en cuenta para superar con éxito la inspección.

1. Por qué se realizan las inspecciones de Hacienda
   
   2.¿En qué consiste una inspección de Hacienda?
   
   3. ¿Qué debe incluir la notificación?
   
   4. ¿Qué documentos tengo que presentar en una inspección de Hacienda? 5. Infracciones de Hacienda frecuentes y sanciones previstas
   
   6. ¿Puedo recurrir una multa de Hacienda?
   
   7. ¿Cuáles son mis derechos y obligaciones ante una inspección de Hacienda?
   
   8. Consejos finales

¿Por qué se realizan las inspecciones de Hacienda?

Lo primero que debemos acotar es que las inspecciones de Hacienda son actos rutinarios, que realiza la Agencia Tributaria Española en su lucha contra el fraude y la evasión de impuestos.

Cada día son más frecuentes, por eso no es de extrañar que si aún no has recibido la visita de la AEAT, te corresponda pasar por esta inspección próximamente. La Agencia Tributaria puede solicitar una inspección cuando sospecha que pueda haber algún error o fraude en la declaración, pero también realiza visitas aleatorias de manera preventiva.

¿En qué consiste una inspección de Hacienda?

Muchos de los errores que se cometen en las declaraciones de Hacienda son producto del desconocimiento o inexperiencia. Particularmente en el caso de los emprendedores o nuevos empresarios se pasan por alto algunos detalles o se omiten informaciones que pueden traer serios problemas. Por eso es tan importante que prestes especial atención a este asunto y te asegures de contar con la asesoría adecuada al momento de iniciar un negocio. Si has recibido una citación de la AEAT nuestra recomendación es que consultes con un profesional experimentado, que pueda acompañarte durante la inspección.

El proceso de inspección de Hacienda contempla varias fases:

• Aviso:consiste en la notificación por parte de la AEAT de que tu empresa será objeto de una inspección. Es muy importante que no desestimes o ignores esta comunicación, pues podría traerte graves consecuencias. Más adelante hablaremos en detalle sobre este punto.
• Comparecencia: al momento de acudir a la cita debes ser puntual y actuar con normalidad. No dejes que los nervios te traicionen y responde con seguridad a las preguntas que te hagan, procurando causar una buena impresión.
• Contabilidad: si la citación proviene de la Dependencia de Inspección asegúrate de llevar la contabilidad de tu empresa o cualquier otra información que consideres de interés. Por el contrario, si te ha citado la Dependencia de Gestión Tributaria no necesitarás ningún documento contable, pues esta instancia no tiene potestad para revisar la contabilidad de tu empresa.
• Diligencias: una vez que se ha realizado la comparecencia y se han presentado los documentos requeridos, la Agencia Tributaria debe expedir unos documentos públicos llamados diligencias. En ellos se reflejan los hechos constatados durante la inspección. Es de suma importancia que exijas que se apunten tus declaraciones, sobre todo en caso de no estar conforme con alguna de las observaciones del funcionario de la AEAT. Como dijimos, son documentos públicos, por lo que estarán disponibles para consulta y deben llevar tu firma, en señal de consentimiento.
• Estimaciones: una vez finalizada la inspección, la AEAT realizará una estimación del monto que debes ingresar. Con base en hechos demostrables debes procurar que esta suma sea lo más baja posible.
• el acta es el documento de cierre de la inspección y puede ser de conformidad o disconformidad, en función de tu aceptación o no de los hechos que se imputan. Asegúrate de leer con detenimiento lo que allí se asiente, pues una vez que la hayas firmado, no podrás recurrir sobre los hechos que hayan quedado registrados en el acta. Si discrepas en algún punto, puedes firmar por hechos en el acta, en lugar de hacerlo íntegramente.

¿Qué debe incluir la notificación?

Aunque es poco frecuente que el obligado tributario solicite una inspección, es posible que el procedimiento se inicie a petición del contribuyente, sea este una persona física o jurídica. Sin embargo, lo habitual es que la inspección se realice de oficio.

El procedimiento de inspección de Hacienda inicia con la notificación. En este escrito se expone el objeto de la inspección, señalando, entre otros datos, los ejercicios y tributos que comprende, la fecha de comparecencia y el alcance de las actuaciones. Debes fijarte en cuándo fue expedida la notificación, pues a partir de ese día comenzar a correr los plazos para la presentación de documentos e introducción de alegaciones.

La Agencia Tributaria puede enviar esta comunicación a través de uno de sus representantes, quien se apersonará en la empresa y entregará el escrito. En la notificación te indicarán el lugar, fecha y hora en la que tendrás que comparecer. En cualquier caso, entre la fecha de la notificación y la de entrega de documentación debe contemplarse como mínimo un plazo de diez días, contados a partir del día siguiente de la fecha en que se ha recibido la notificación.

Igualmente, y en aras de ganar tiempo y ser más efectiva en sus gestiones, la AEAT también envía avisos a través del correo postal y la Dirección Electrónica Habilitada (DEH) de la empresa. Para hacerlo utilizarán los datos que hayas registrado en tus declaraciones, por lo que es importante que mantengas siempre actualizada esta información.

Por otra parte, no todas las inspecciones de Hacienda son iguales, por lo que debes revisarla con atención, a fin de conocer las condiciones específicas de tu caso, las cuales deben estar bien precisadas en la notificación.

¿Qué documentos tengo que presentar en una inspección de Hacienda?

Durante el procedimiento de inspección de Hacienda, el organismo puede solicitar la revisión de ciertos documentos. Entre otros, son susceptibles de consulta:

• Las declaraciones y autoliquidaciones correspondientes a los ejercicios fiscales y tributos que pasarán por la inspección. Igualmente pueden solicitar otras comunicaciones de datos o solicitudes presentadas por los contribuyentes, siempre que se refieran a esas mismas actuaciones.
• Todos los ficheros y documentos que soporten la contabilidad de la empresa. Esto es, tanto los libros de contabilidad principal como auxiliar, así como facturas y justificantes. La Agencia puede pedir que entregues toda documentación o correspondencia relacionada con la materia de inspección, tanto en soportes físicos como digitales.

Por todo esto es vital que tengas en perfecto orden y a disposición de las autoridades toda la documentación contable y financiera de tu empresa. Recuerda que la negativa de presentar algún documento podría calificarse como obstrucción o resistencia a la actuación inspectora. Asimismo, también puede dar pie a la presunción de fraude, pues Hacienda podría suponer que la empresa incumple alguna de sus obligaciones contables, o no lleva de manera apropiada los libros y registros.

Infracciones de Hacienda frecuentes y sanciones previstas

Los dos tipos de infracciones principales, según la normativa tributaria vigente son la ocultación de datos y la utilización de medios fraudulentos.

Si no has presentado las declaraciones a tiempo o has falseado los datos, podrían sancionarte por ocultación de datos. Esto se refiere, por ejemplo, al registro de operaciones inexistentes o con importantes diferentes a los que constan ellos registros de Hacienda. No es buena idea ocultar ingresos y rentas en las declaraciones, pues te arriesgas a recibir una sanción. Todos estos datos son necesarios para la fijación de la deuda tributaria. Su omisión o falseamiento constituye una falta. Cabe acotar que para que se constituya en un incumplimiento grave, el monto de la diferencia debe ser superior al 10% de la base de la sanción.

Por otra parte, cuando se habla de utilización de medios fraudulentos se refiere a las diferencias sustanciales que puedan detectarse entre los apuntes de la contabilidad y libros de registro. Y también a la presentación de facturas y justificantes falsos.

La normativa tributaria vigente clasifica las sanciones en leves, graves y muy graves y establece parámetros para la tipificación de la falta en cada nivel. Las sanciones se determinan proporcionalmente, de acuerdo al tipo de infracción y se fijan sobre la base de su importe:

• Infracción leve: equivale al 50%
• Infracción grave: tiene un valor variable que oscila entre el 50%-100%
• Infracción muy grave: puede llegar a superar entre 100% -150% la base del importe

¿Puedo recurrir una multa de Hacienda?

Si la inspección de Hacienda da como resultado el pago de una multa y no estás conforme, puedes recurrir la resolución a nivel administrativo en el plazo de un mes, contado a partir de la fecha en que seas notificado de la sanción:

• El recurso de reposición: en este caso se trata de solicitar al ente que ha interpuesto la sanción una segunda revisión, presentando las alegaciones que la empresa pueda aportar.
• La reclamación económico-administrativa:esta actuación se interpone ante un ente independiente del que ha emitido la sanción.

Estos recursos no pueden cursar paralelamente. Es decir, no puedes interponer ambos simultáneamente. Lo habitual es introducir primero un recurso de reposición y, en caso de no lograr un resultado favorable, presentar un recurso económico-administrativo.

Una vez que se han interpuesto estos recursos, la sanción se suspende hasta que se haya emitido la resolución. Por otra parte, el resultado de estos recursos no puede en ningún caso suponer una sanción superior a la prevista inicialmente, aunque sí perderías la bonificación por conformidad, la generalmente es del 30%.

¿Cuáles son mis derechos y obligaciones ante una inspección de Hacienda?

En todo procedimiento de inspección de Hacienda deben garantizarse el respeto a los derechos del obligado tributario. La vulneración de alguno de ellos puede ser causa de sanción para el funcionario responsable.

En este sentido es importante que conozcas cuáles son tus derechos:

• Notificación de la inspección.Como hemos dicho anteriormente, puedes recibir la notificación directamente por parte del agente tributario, por correo postal o por correo electrónico. En ella se deben explicitar todos los datos referidos a las actuaciones inspectoras y su alcance.
• Derecho a la privacidad.Ninguna inspección de rutina da derecho a acceder a las áreas de la empresa donde se archive documentación que pueda ser considerada de carácter privado. Para hacerlo se requerirá una orden judicial que lo autorice.
• Conocer el estado del expediente. En cualquier momento puedes solicitar información sobre el estado de la inspección, una vez que el procedimiento se ha iniciado.
• Derecho a aportación de información.Si lo consideras pertinente puedes aportar información adicional de manera voluntaria, que permita explicar y acreditar hechos y circunstancias valiosos para la defensa de tus legítimos intereses.
• Puesta de manifiesto del expediente y trámite de audiencia. Cuando finalice el proceso y hayas sido informado de las situaciones a regularizar, puedes presentar las alegaciones que consideres relevantes a fin de reducir su importe.
• Conocimiento de las actas de inspección y recursos. Si existe disconformidad con las actas finales puedes presentar un recurso ante el Tribunal Económico Administrativo Regional. La interposición de recursos paraliza el pago de las sanciones hasta que se logre una resolución. En última instancia también podrás recurrir al Tribunal Supremo de Justicia.

Igualmente debes responder a tus deberes como sujeto de inspección. Entre ellos, destacan:

• Colaboración. Es tu deber colaborar con la inspección y suministrar la información requerida.
• Cumplir con los periodos administrativos. Como reseñamos en las líneas que preceden, cada fase del proceso tiene unos plazos establecidos que deben cumplirse, so pena de tener que afrontar las consecuencias o sanciones previstas en el procedimiento.
• Aportar toda la información requerida. Es tu obligación aportar toda la documentación de la empresa que te haya sido solicitada. Sin embargo, si no se encuentra disponible al momento de la inspección puedes pedir una ampliación del plazo.
• Pagar las actas/sanciones. Si al finalizar la inspección se ha determinado que es necesario realizar algún pago o cumplir una sanción, estas deben efectuarse dentro de los lapsos previstos en la normativa tributaria. El incumplimiento de estos lapsos puede dar lugar al embargo de los bienes o patrimonio de la empresa, a menos que hayas interpuesto algún recurso administrativo, en cuyo caso las sanciones quedan suspendidas hasta la resolución del caso.

Consejos finales

Las inspecciones de Hacienda son actos rutinarios. No debes echarte a morir si recibes una notificación, pero sí es importante que te prepares y asesores a fin de responder a tiempo y con la información precisa y completa que te ha sido solicitada. Es muy mala idea desestimar estas notificaciones o ignorarlas, pues lo único que conseguirás es no saber de qué se te acusa, no poder recurrir, y perder la oportunidad de hacer valer tus derechos.

Organiza tu documentación y revisa las declaraciones de tributos y ejercicios objeto de la inspección. Compila todos los recibos y facturas que los sustenten.

Si utilizas un software de digitalización certificada de facturas, puedes presentar estos justificantes, pues los comprobantes digitales son válidos ante la AEAT.

Tener los justificantes digitalizados es una buena opción y más si se trata de responder a las exigencias de una inspección de Hacienda. Ten en cuenta que la Agencia Tributaria puede solicitar documentación de ejercicios anteriores. Por eso, las soluciones de gestión digital te facilitan la tarea de tener en orden y perfectamente preservados todos los documentos y justificantes.

En caso de tener alguna duda o detectar cualquier error, solicita la ayuda de un asesor especialista, que pueda revisar las declaraciones y te ayude a preparar la inspección.